Daarom deel ik graag hoe ik naar zo’n start kijk. Niet omdat er één juiste manier bestaat, maar om bewustwording te creëren. Welke verwachtingen spreken we uit, wat regelen we vooraf en bespreken we ook voldoende wat onze rol níét is?

Wanneer ik als extern vertrouwenspersoon een samenwerking aanga, start ik met vragen. Hoe is sociale en psychologische veiligheid georganiseerd? Welke rollen en expertises zijn aanwezig? Wat gaat goed en welk beleid is er al? Ik vraag in ieder geval naar een gedragscode voor ongewenste omgangsvormen én integriteit, een klachtenregeling ongewenste omgangsvormen, een meldregeling integriteit en de RI&E. Zo wordt zichtbaar wat goed geregeld is en wat nog ontbreekt.

Voor mij gaat het niet alleen om óf iets aanwezig is, maar ook waarom iets ontbreekt. Is er onvoldoende kennis of ondersteuning geweest? Of wil een organisatie vooral een vinkje zetten bij ‘vertrouwenspersoon geregeld’? Wanneer de
bereidheid om sociale veiligheid serieus vorm te geven ontbreekt, kan dat reden zijn om een samenwerking niet aan te gaan.

Vervolgens bespreek ik mijn positionering. Wie is het bevoegd gezag binnen de organisatie? Met deze persoon bespreek ik het jaarverslag en hier moet ik tussentijds een eventuele trend naar aanleiding van signalen kunnen neerleggen.

Daarna bespreek ik mijn drie hoofdtaken. De eerste is het opvangen en ondersteunen van melders. Ik bied een veilige plek om het verhaal, het gevoel en gewenste vervolgstappen samen te verkennen. Vervolgens brengen we mogelijke
routes in kaart. De regie blijft bij de melder. Daarbij bespreek ik niet alleen wat ik wél doe, maar ook wat ik níét doe. Ik ben geen jurist, mediator, HR-functionaris, coach of behandelaar. Ik ben er niet voor arbeidsconflicten of privésituaties op zichzelf.

Ook andere professionals moeten die grens kennen. Een bedrijfsarts kan adviseren om met een onafhankelijke derde te spreken. Soms kan dat de vertrouwenspersoon zijn. We kunnen dan verhaal, gevoel en mogelijke vervolgstappen verkennen. Blijkt er in de kern sprake van een arbeidsconflict, dan hoort de oplossing bijvoorbeeld bij een mediator.

Mijn tweede hoofdtaak is voorlichten, informeren en inspireren. Hoe worden medewerkers geïnformeerd? Ben ik zichtbaar op intranet? Sluit ik aan bij bijeenkomsten of trainingen? Sociale veiligheid moet niet alleen op papier bestaan, maar ook onderwerp van gesprek zijn.

De derde hoofdtaak is gevraagd en ongevraagd signaleren. Wanneer ik binnen een bepaalde periode drie meldingen over hetzelfde onderwerp ontvang, beschouw ik dat als een trend en breng ik dit over aan het bevoegd gezag. Niet wie, welke
afdeling of functie betrokken is, maar uitsluitend het onderwerp: “Ik heb drie meldingen ontvangen over onderwerp X. Is dit onderwerp wellicht al bekend of herkenbaar binnen de organisatie?”
De organisatie kan daar vervolgens zelf positie in innemen en vanuit haar eigen verantwoordelijkheid en ondernemerschap bepalen welke vervolgstappen passend zijn. Denk bijvoorbeeld aan een medewerkers tevredenheidsonderzoek (MTO), voorlichtingsmomenten of beleidsaanpassingen.

Zijn er interne vertrouwenspersonen? Dan werk ik het liefst als één team. Niet door inhoudelijke casuïstiek te bespreken, maar door periodiek intervisie te organiseren en aantallen, onderwerpen en signalen naast elkaar te leggen. Heb ik als externe vertrouwenspersoon twee meldingen over onderwerp X en een interne vertrouwenspersoon één, dan hebben we gezamenlijk drie signalen en daarmee een trend. Zo voorkom je dat vertrouwenspersonen solistisch naar de derde hoofdtaak kijken terwijl organisatiebreed al aanleiding bestaat het signaal bij het bevoegd gezag neer te leggen.

Aan de voorkant maak ik daarnaast graag een sociale kaart van de organisatie. Wie kunnen medewerkers benaderen en waarvoor? Denk aan de vertrouwenspersoon, bedrijfsarts, HR, bedrijfsmaatschappelijk werk, psycholoog, coach, budgetcoach, pensioenadviseur of vitaliteitscoach. Wie doet wat en hoe is diegene bereikbaar?

Ook als vertrouwenspersoon vind ik een eigen sociale kaart waardevol met mediators, coaches, bedrijfspsychologen, Slachtofferhulp, trainers en professionals die MTO’s uitvoeren. Niet om voor een melder te bepalen waar diegene naartoe
moet, maar om mogelijkheden te kunnen meegeven.

Voor interne vertrouwenspersonen begint goede samenwerking eveneens aan de voorkant: met een helder functieprofiel, voldoende tijd voor alle drie de hoofdtaken, onafhankelijkheid, bescherming tegen benadeling en praktische waarborgen voor vertrouwelijkheid rondom mail, telefoon, apparatuur, agenda’s en declaraties.

Voor mij gaat goed vertrouwenswerk over juiste kaders, kennis en vaardigheden, maar vooral over heldere verwachtingen. Voor de organisatie, het bevoegd gezag, melders, vermeende lastveroorzakers én de professionals daaromheen.

Een goede samenwerking begint vóór de eerste melding. Juist als vooraf duidelijk is wie je bent, wat je doet én wat je niet doet, kun je er staan wanneer iemand je nodig heeft.