Als commissie zien we natuurlijk alleen de klachten die zijn ingediend over vertrouwenspersonen, maar we zijn ons ervan bewust dat de overgrote meerderheid van vertrouwenspersonen het vak zorgvuldig en integer uitoefent. Dat neemt echter niet weg dat het nuttig is om stil te staan bij patronen die we in de klachten aantreffen.

Vrijwel altijd gaat het om een vertrouwenspersoon die, doorgaans met de beste bedoelingen, zijn of haar boekje te buiten is gegaan. Drie thema’s keren daarbij steeds terug: het verlaten van het juiste taakgebied, het vermengen van rollen en niet transparant en onafhankelijk opereren. We zetten deze thema’s hier naast de normen uit de Gedragscode, het Functieprofiel, en de Leidraad voor het positioneren en het functioneren van vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen op het werk. Deze Leidraad van Alie Kuiper en Willeke Bezemer is een bijzonder nuttige bron van informatie. De Leidraad is een officieel overheidsdocument, en te vinden op de website van de SKV.

Ongewenste omgangsvormen, of toch een arbeidsconflict?

Het Functieprofiel is helder: de vertrouwenspersoon is er voor ongewenste omgangsvormen en kwesties rondom integriteit. Nu kunnen ongewenste omgangsvormen voorkomen in de context van een arbeidsgeschil, maar functionerings- en beoordelingsgesprekken, reorganisaties en arbeidsconflicten behoren per definitie niet binnen het werkveld van de vertrouwenspersoon.

In de praktijk zien we dat deze grens soms lastig te bewaken is, en ook dat vertrouwenspersonen soms onder druk worden gezet om hun eigen grenzen te overschrijden. We zien regelmatig dat vertrouwenspersonen zich actief bemoeien met arbeidsconflicten, functionerings- of beoordelingskwesties of privékwesties. Die categorieën vallen niet binnen de context van de Arbeidsomstandighedenwet en vallen dus buiten het werkveld van de LVV vertrouwenspersoon. Er werden bijvoorbeeld klachten ingediend over vertrouwenspersonen die zich actief mengden in verbetertrajecten, of die tijdens een stevig functioneringsgesprek termen als ‘intimidatie’ introduceerden zonder dat de melder dat zelf zo benoemd had. Daarmee neemt de vertrouwenspersoon ongevraagd de regie van de melder over en wordt de functioneringskwestie tot een kwestie over omgangvormen gemaakt. Dit is een van de meest voorkomende situaties en dit werkt bijna altijd escalerend. Bij een arbeidsconflict kan de vertrouwenspersoon zich niet inhoudelijk met de kwestie bemoeien, tenzij daar ongewenst gedrag uit voortvloeit.

Rolzuiverheid en transparantie

De Gedragscode verplicht de vertrouwenspersoon tot transparantie over rol, taken en positie, en tot onafhankelijkheid: de vertrouwenspersoon treedt niet op als bemiddelaar en is geen onderzoeker. De Leidraad werkt dit verder uit: bemiddeling vraagt een volledig onafhankelijke positie ten opzichte van beide partijen, terwijl de vertrouwenspersoon juist (en bewust) partijdig is, namelijk aan de zijde van de melder staat. Die twee rollen verdragen zich niet met elkaar.

In de klachten die wij behandelden, zagen we de rol van vertrouwenspersoon vermengd met die van onderzoeker, en met die van persoonlijke ‘praatpaal’ in de privésfeer. Eén patroon verdient bijzondere aandacht: de overgang tussen rollen. Het aannemen van een opdracht tot het verrichten van een onderzoek binnen dezelfde unit waar men kort daarvoor nog vertrouwenspersoon was, veroorzaakt een schijn van belangenverstrengeling en kan de eerder toegezegde vertrouwelijkheid ondermijnen. Wij adviseren in zulke gevallen een duidelijke en (hele) ruime afkoelingsperiode te hanteren voordat een andere rol in dezelfde organisatie wordt aanvaard. Ook het optreden als vertrouwenspersoon terwijl men een persoonlijke band heeft met een van de betrokkenen – bijvoorbeeld in een familiaire kwestie – is onverenigbaar met de professionele afstand die de Gedragscode vereist. Ook zijn we tegengekomen dat iemand benaderd was als vertrouwenspersoon en vervolgens naar zichzelf als coach doorverwees. Deze vermenging van rollen kan in theorie voorkomen vanuit verschillende hoedanigheden, bijvoorbeeld ook jurist, psycholoog, onderzoeker etc.

Onafhankelijkheid en de grenzen van de advisering

Onafhankelijkheid is de hoeksteen van het vak. Zowel het Functieprofiel als de Leidraad stelt uitdrukkelijk dat een vertrouwenspersoon zich uitsluitend laat leiden door het belang van de melder, en niet door eigen belang of dat van de organisatie. Dit komt in de knel wanneer een externe vertrouwenspersoon als ondernemer óók een actieve rol of een zwaarwegend eigen belang heeft binnen de organisatie of vereniging, waar hij of zij is aangesteld. Wij hebben in onze adviezen herhaaldelijk geoordeeld dat bijvoorbeeld de combinatie van een lidmaatschap van een vereniging en rol van vertrouwenspersoon binnen dezelfde vereniging in beginsel niet houdbaar is. Statutaire of contractuele plichten kunnen immers haaks staan op de onafhankelijkheid en de vrijheid die de rol van vertrouwenspersoon vereist. Ook kan de indruk ontstaan dat de vertrouwenspersoon economische belangen heeft bij het lidmaatschap van een vereniging.

Een tweede patroon betreft de inhoud van het advies zelf. We zagen vertrouwenspersonen zonder enige juridische kennis die verstrekkende adviezen aan het bestuur gaven, tot en met het adviseren om een ‘pleger’ (die feitelijk alleen beschuldigde was) te schorsen. De Gedragscode is hier ondubbelzinnig: de vertrouwenspersoon is geen onderzoeker en doet niet aan waarheidsvinding. Door een oordeel over de feiten te geven, of door maatregelen te adviseren die de rechtspositie van een ander raken, verlaat de vertrouwenspersoon de positie naast de melder en wordt hij of zij zelf partij in het geschil. Dat is niet alleen schadelijk voor de beklaagde, het ondermijnt ook de toegankelijkheid van de vertrouwenspersoon voor toekomstige melders, en kan dus ook tot een vordering tot schadevergoeding leiden.

Professionalisering als norm

Tot slot: meerdere klachten raakten aan de vraag of de aangeklaagde vertrouwenspersoon wel voldoende inhoudelijke kennis hadden om als vertrouwenspersoon op te treden. De Gedragscode zegt daarover dat uitsluitend als vertrouwenspersoon kan worden opgetreden als men daartoe voldoende geschoold en gekwalificeerd is conform de eisen van de LVV. In dat verband is het afronden van een basisopleiding een eerste stap, geen eindpunt. Certificering, na- en bijscholing en intervisie blijven vereist en zijn een doorlopende eigen verantwoordelijkheid.

De afgelopen twee jaar leren ons vooral dit: een goede vertrouwenspersoon onderscheidt zich niet door alles te willen oplossen, maar door de kunst van de begrenzing te verstaan en daarbinnen het goede te doen. Door dicht bij de Gedragscode, de Leidraad en het Functieprofiel te blijven – ook wanneer de praktijk of de melder daar druk op zet – bewijzen vertrouwenspersonen niet alleen de melder, maar ook de organisatie en de functie van vertrouwenspersonen in het algemeen de beste dienst.

Namens de LVV-klachtencommissie,
Mirjam Decoz, voorzitter